第二大腦進階應用︰別再用「人類摘要」餵 AI 了!
打造高效企業知識庫的黃金準則(附 即學即用的 Prompt 指令)

by Adam Chan

本文是 —《 Letta Cloud × Custom GPT × Exa AI 2nd Brain 個人知識助理:零基礎完整設置教學 》 的延續篇,針對提高資料導入效能而設計,是屬於前文教學流程中,預數據處理 (Data pre-processing) 的階段。 見下圖紅框位置
延伸閱讀︰製作自己專屬的 AI 第二大腦

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Letta Cloud × Custom GPT × Exa AI

2nd Brain 個人知識助理:零基礎完整設置教學(可直接複製使用)🧪🧠 引言 本教學面向初學者與實務使用者,目標是把 Custom GPT 打造成具備長期記憶、可持續演進的「2nd Brain 個人知識助理」。整體方案以 Letta Cloud(前身 MemGPT)負責狀態化代理與長短期記憶、以 Exa AI 提供即時外部檢索/抓取、而 Custom GPT Actions 負責把用戶原話轉交至 Letta 代理處理,形成多層搜尋閉環(Semantic → Archival → Web/Exa),並配合 C/O/D/E 四類行動(Capture|Organize|Distill|E

Letta (MemGPT) 簡介:讓 AI 擁有無限記憶

您是否曾感覺,與 AI 詳細解釋完一個專案的背景後,重新開啟新話題後,它就忘得一乾二淨。這正是所有大型語言模型(LLM)的共同限制:「上下文窗口」有限。 Letta(一個基於開創性的 MemGPT 概念所打造的系統)正是為了解決這個核心痛點而生。 您可以將 Letta 想像成一個為 AI 安裝的「外接大腦」。它模仿電腦操作系統管理記憶體的方式,為 AI 提供了兩種記憶體: 工作記憶 (Working Memory): 如同電腦的 RAM,小而快,用於處理當前的對話和任務。 長期記憶 (Long-term Memory): 如同電腦的硬碟,巨大且可供搜尋,用於存儲過去所有的對話、文件和知識。 Letta 的魔法在於,AI 學會了自主管理這兩層記憶。當遇到一個它不記得的問題時,它會自動去「搜尋」自己的長期記憶硬碟,找到最相關的資料,然後調閱到工作記憶中來回答您。 Letta 進化的 Agentic RAG 技術,讓一個健忘的聊天機器人,蛻變為一個能夠持續學習、真正擁有「記憶」的知識夥伴。 RAG is not Agent Memory | Letta

研究顯示,現代知識工作者平均花費近 20% 的工時在內部資訊的搜尋上——這相當於每週都有一天在「尋找」中度過。會議中誕生的寶貴決策、靈感與責任分配,往往被鎖在冰冷的文檔裡,隨著時間流逝或人員流動而遺失,成為企業的隱性成本。
現在,想像一下您公司擁有一位完美的 AI 助理。它不知疲倦,記憶力超群,能記住過去每一次重要會議的細節。當您問:「去年第三季,我們針對某個『B2C推廣專案』的市場推廣達成了什麼共識?預算分析是誰負責的?」AI 助理能夠輕鬆地給出精準的答案。
這不是科幻小說,而是正在發生的現實。以 Letta (MemGPT) , LangChain , Google Cloud Vertex AI Search , OpenAI Assistant API 這類 先進的 AI 工具為代表,企業正開始為 AI 建立一個「長期記憶庫」。但問題來了:我們該如何將會議紀錄,這種非結構化的資訊,最有效地「餵」給 AI 呢?

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Letta

The platform for stateful agents. Build AI agents with long-term memory, advanced reasoning, and custom tools inside a visual environment using the Agent Development Environment, or with Python and Node.js SDKs.

許多人認為,有兩種顯而易見的方式:直接給 AI「逐字稿」,或者給它一份人類寫的「會議摘要」。然而,這兩種看似簡單的方法,都可能讓您錯失 AI 帶來的真正價值。
三種方法,三種截然不同的結果😮
為了讓您更清楚地理解這三種方法的差異,讓我們來看一個關於「B2C推廣專案」會議的實際例子。
會議情境: 團隊正在討論下一步的市場推廣策略。
一個實例:三種截然不同的「會議記錄」
深入對比:逐字稿 vs 摘要 TXT vs. 結構化 JSON 對 AI 記憶的影響
方法一:逐字稿 (Verbatim Transcript in TXT)
這種格式記錄了所有對話細節,忠實還原了現場情況,但也充滿了冗餘資訊。
Sarah (專案經理): 「Okay, great. 所以關於市場推廣的下一步,我想我們基本上達成了共識?就是……嗯……第一階段我們還是應該先集中火力在社群媒體上,對吧?」
David (部門總監): 「對,我同意。先別把戰線拉得太長。Leo,那……那個預算分析的部分,你這邊可以負責一下嗎?我需要看到一個初步的數字,才知道我們能投入多少資源。」
Leo (行銷專員): 「沒問題,David。我會來處理。大概什麼時候需要呢?」
David (部門總監): 「嗯……越快越好,下週三之前給我吧。」
Sarah (專案經理): 「好的,那這個就這麼定了。我會把它記錄下來。」
特點: 資訊完整,但充滿了口語化的「噪音」,AI 很難直接從中提煉出核心指令。
方法二:會議摘要 (Human Summary in Markdown)
這是目前最常見的會議記錄形式,由人類整理,重點突出,易於閱讀。
會議摘要:市場推廣策略
經過討論,會議就「B2C推廣專案」的市場推廣策略達成共識。決議第一階段將集中資源於社群媒體的推廣活動。為配合此決策,部門總監 David 指派了 Leo 負責完成相關的預算分析,並要求在下週三前提交初步報告。
特點: 內容精煉,適合人類快速理解。但對 AI 而言,這仍是一整段「文章」,它需要自行閱讀並從中解析出哪些是「決策」,哪些是「任務」。
方法三:結構化 AI 記憶塊 (Structured JSON)
這種格式是為 AI 的「大腦」量身訂製的。它將同一段討論,拆解成兩個獨立、帶有清晰標籤的「知識點」。它將一份非結構化的文檔,轉化為兩個強大的組成部分:
  1. 可供語意搜索的內容 (Searchable Semantic Content):content 欄位。
  1. 可供精準過濾的結構化元數據 (Filterable Structured Metadata):metadata 物件。
這種「內容 + 元數據」的組合,正是當前幾乎所有主流 AI 平台和開發框架所推崇的、用以提升檢索增強生成 (RAG) 系統準確性的黃金標準。
記憶塊 A:一項決策
{ "content": "決策:『B2C推廣專案』市場推廣策略,定為第一階段集中資源於社群媒體。", "metadata": { "information_type": "Meeting_Decision", "information_nature": "Decision_Made", "project": "市場推廣專案", "keywords": ["市場推廣", "社群媒體", "第一階段"] } }
記憶塊 B:一項行動項目
{ "content": "行動項目:完成『B2C推廣專案』社群媒體推廣的初步預算分析報告。", "metadata": { "information_type": "Action_Item", "information_nature": "Action_Assigned", "project": "市場推廣專案", "responsible_person": "Leo", "due_date": "2025-08-27", "keywords": ["預算分析", "財務測算"] } }
特點: 資訊原子化、標準化。每一條都是一個獨立的知識。AI 不再需要「閱讀理解」,而是可以直接進行「數據查詢」,例如:找出所有[負責人: Leo]的[行動項目]
我不是技術人員,如何實現這種轉換?AI 提示語 (Prompt) 的魔法
🤔 讀到這裡,您可能會想:「『結構化 AI 記憶塊』聽起來很棒,但那些 JSON 程式碼看起來太複雜了,我該如何製作?」
這正是現代 AI 最強大的地方:您不需要成為技術專家,您只需要學會如何清晰地向 AI 下達指令。整個轉換過程,可以透過一個精心設計的「提示語」(Prompt) 自動完成。
A) 重複使用︰
設置為 Gemini GEMsChatGPT Custom GPT ;
B) 單一使用︰
每次與 AI Chatbot 當作 Prompt 去輸入,然後再上載資料原文 TXT / PDF 附件亦可以。

讓我們揭開這個「魔法」的神秘面紗。一個強大的提示語,本質上只是一套條理分明的書面指令,它通常包含以下四個部分:
  1. 賦予角色 (The Role): 告訴 AI 它現在是什麼身份。
  1. 下達任務 (The Task): 清楚說明您希望它完成什麼目標。
  1. 提供範本 (The Template): 給 AI 一個清晰的輸出格式作為參考。
  1. 設定規則 (The Rules): 劃定界線,告訴 AI 什麼該做,什麼不該做。
🐣 一個即學即用的基礎 Prompt 範本(簡單版︰可直接複製使用)
您可以直接複製下方的 基礎範本,貼到任何一個先進的 AI 聊天工具中(如 ChatGPT, Gemini, Claude 等),然後將您的會議記錄貼入指定位置,AI 就會自動為您生成「結構化 AI 記憶塊」。
# 角色 你是一位專業的資訊架構師,專長是將非結構化的會議記錄,轉換為高度結構化的、便於機器讀取的 JSON 記憶塊。 # 任務 你的任務是讀取下方 [會議記錄文字] 區塊的內容,並將其分解成多個獨立的、原子化的 JSON 物件。每一個物件都代表一個獨立的核心資訊點(例如一個決策、一個行動項目、一個關鍵數據等)。 # 規則 1. **原子化原則:** 每個 JSON 物件只能包含一個核心思想。不要將多個決策或任務混在同一個物件裡。 2. **過濾原則:** 忽略所有無關緊要的內容,例如閒聊、問候、客套話。只專注於具有長期價值的核心資訊。 3. **完整性原則:** 確保 `metadata` 中的所有欄位都被準確填寫。`information_type` 必須從以下列表中選擇:`Meeting_Decision`, `Action_Item`, `Key_Concept`, `Responsible_Person`, `Market_Data`, `Other`。 4. **陣列格式:** 最終的輸出必須是一個完整的 JSON 陣列,以 `[` 開始,以 `]` 結束。 # 輸出格式範本 請嚴格遵循以下 JSON 結構: [ { "content": "這裡填寫單一、核心的資訊內容。", "metadata": { "information_type": "從規則3的列表中選擇一項", "information_nature": "用幾個詞描述資訊的本質,例如 Decision_Made, Action_Assigned", "project": "相關的專案名稱", "responsible_person": "相關的負責人,如果有的話", "due_date": "相關的截止日期,如果有的話", "keywords": ["提取3到5個最重要的關鍵詞"] } } ] # 會議記錄文字 [請在此處貼上您的會議記錄文字]

基礎指令的輸出範例 ︰

假設您將前文的「會議摘要」範例貼入 [請在此處貼上您的會議記錄文字] 的位置,AI 就會輸出如下結果: [ { "content": "決策:『B2C推廣專案』市場推廣策略,定為第一階段集中資源於社群媒體。", "metadata": { "information_type": "Meeting_Decision", "information_nature": "Decision_Made", "project": "B2C推廣專案", "responsible_person": null, "due_date": null, "keywords": ["市場推廣", "社群媒體", "第一階段"] } }, { "content": "行動項目:完成『B2C推廣專案』社群媒體推廣的初步預算分析報告。", "metadata": { "information_type": "Action_Item", "information_nature": "Action_Assigned", "project": "B2C推廣專案", "responsible_person": "Leo", "due_date": "下週三前", "keywords": ["預算分析", "財務測算", "Leo"] } } ]

看,您沒有寫一行程式碼,就輕鬆地完成了這個看似複雜的技術轉換😉
給新手的兩個小技巧:
  1. 從「摘要」開始 如果您同時有逐字稿和會議摘要,先嘗試使用「摘要」進行轉換。因為摘要的雜訊較少,AI 的轉換成功率和準確度會更高。
  1. 檢查與修正 AI 是強大的助手,但不是完美的魔法師。在將結果存入您的知識庫之前,花 30 秒快速瀏覽一下,檢查關鍵資訊(如負責人、日期)是否準確。如果發現錯誤,您可以直接用自然語言告訴 AI:「第二個記憶塊的負責人錯了,請更正為 Leo」,它會立即為您修正。
透過這種方式,任何團隊成員,無論技術背景如何,都能參與到為企業 AI 建立高品質記憶的過程中來。
實戰場景:AI 如何理解您的提問?
現在,讓我們回到那個問題:「關於『專案』的市場推廣,有哪些關鍵決策?預算分析由誰負責?
  • 使用「逐字稿」: AI 在數十頁的對話中搜索「B2C推廣專案」。它被各種討論、提議和反駁所淹沒,很難鎖定最終的「決策」是什麼。AI 的回答可能是:「根據記錄,市場部主管曾建議……但技術總監表示反對……會議記錄中多次提到預算……」——這不是答案,只是另一堆需要您親自整理的資訊。
  • 使用「會議摘要」: AI 找到了相關的摘要報告。它讀到「……會議決定,專案第一階段將聚焦社群媒體推廣……」和「……後續的財務測算將由行銷總監負責跟進……」。AI 需要自行推斷「財務測算」等同於您所問的「預算分析」,並且「行銷總監」是負責人。這種推斷在多數時候有效,但當摘要的措辭模糊時,就可能出錯。
  • 使用「AI 記憶塊」: AI 的工作模式發生了根本性的轉變。它不再是「閱讀」,而是執行一個指令:找出所有標籤為 [專案: B2C推廣專案],且 [類型: 決策][類型: 行動項目] 的卡片。系統瞬間鎖定了兩張卡片:
  • 卡片A: [內容: 決策-市場推廣策略定為第一階段聚焦社群媒體], [標籤: 決策, B2C推廣專案, 市場推廣]
  • 卡片B: [內容: 行動項目-完成預算分析], [標籤: 行動項目, B2C推廣專案, 預算, 負責人: 行銷總監] AI 會直接、自信地回答:「關於B2C推廣專案的市場推廣,決策是第一階段將聚焦社群媒體。預算分析由行銷總監負責。」——快速、準確
超越問答:結構化記憶帶來的四大核心優勢
為何我們如此強調「索引卡」式的結構化記憶?因為它的價值遠不止是提升問答的準確性。
  1. 預防「企業失憶症」 當資深員工離職,他們帶走的往往不僅是經驗,還有大量未被記錄的項目背景和決策脈絡。一個結構化的 AI 記憶庫,能夠將這些隱性知識轉化為企業的永久資產,有效對抗因人員流動造成的知識斷層。
  1. 加速新成員融入 新進員工不再需要花費數週時間去翻閱成堆的舊文檔。他們可以直接向 AI 提問:「B2C推廣專案的歷史背景是什麼?過去有哪些重要的里程碑?」AI 可以立即從記憶庫中提取所有相關的決策和成果,生成一份清晰的簡報,極大地縮短了學習曲線。
  1. 發掘隱藏的商業洞察 這才是最令人興奮的部分。當您所有的會議決策都被結構化後,您可以提出過去無法想像的問題。例如:「顯示過去半年,所有和『成本控制』相關的決策,並按部門分類。」AI 不再只是被動地回答,它能幫助您進行跨專案、跨時間的宏觀分析,從而發現企業在決策上的潛在模式或盲點。
  1. 建立自動化工作流程的基石 結構化的記憶是實現真正 AI 自動化的前提。例如,當一個新的「行動項目」記憶塊被創建時,系統可以自動觸發一個任務到指派的負責人,並在截止日期前發送提醒。這讓 AI 從一個「知識庫」進化為一個「執行助理」。
🤖 從入門到專業:打造企業級知識庫的專業級指令集
上面的教學範本,足以讓任何團隊成員快速上手,體驗結構化知識的魅力。然而,當企業決定將此方法論規模化,建立一個可供數百人使用、涵蓋數千份文件的中央知識庫時,我們就需要一個更嚴謹、更強大的「工業級」指令集,以確保資訊的絕對一致性與豐富度。
以下這份專業級指令集同樣可用於 ChatGPT , Gemini , Grok 這類 Gen. AI 系統,可將輸入的資料進行轉工作。 這正是為 Letta (MemGPT) , LangChain , Google Cloud Vertex AI Search , OpenAI Assistant API 這類精密系統提供最高品質 知識原料 (JSON) 的藍圖,包括可供語意搜索的內容 (Searchable Semantic Content) 和 可供精準過濾的結構化元數據 (Filterable Structured Metadata)。
工業級指令集(可直接複製使用)
# 1. 總體目標 (Objective) 你是一個高度精密的資訊架構師 AI,作為一個「預處理器」(Pre-processor),專為後端的 Letta 記憶系統服務。你的唯一職責是:讀取一份獨立的文件,篩選出對長期記憶有意義的核心內容,並將其轉換為標準化的、結構豐富的、純淨的 JSON 記憶塊陣列。 # 2. 核心原則 (Core Principles) * **無狀態 (Stateless):** 你的所有判断都必須且只能基於當前提供的這份「輸入文件」本身。你對過去或未來的任何資訊都一無所知。 * **忠於原文 (Fact-based):** 嚴格根據文件內容進行提取和分類,不得臆測或添加原文未提及的資訊。 * **原子化 (Atomic):** 每個生成的記憶塊應專注於一個獨立、完整的核心思想(例如一個決策、一個行動項目、一個關鍵數據點)。 # 3. 核心職責 (Core Responsibilities) 1. **內容篩選 (Content Filtering):** 忽略文件中無關緊要的內容(如閒聊、問候),專注於提取具有長期價值的核心資訊(如決策、目標、行動、數據、風險、關鍵觀點等)。 2. **結構化轉換 (Structured Conversion):** 將每一條核心資訊,轉換成一個符合下方「輸出格式」的獨立 JSON Object。 # 4. 處理指令 (Processing Instructions) 1. **解構為原子記憶塊 (Deconstruct into Atomic Memory Chunks):** 將輸入文件分解成多個獨立的、語意完整的「記憶塊」。 2. **生成豐富元數據 (Generate Rich & Structured Metadata):** 為每一個記憶塊創建一組極其豐富的元數據,所有欄位都必須填寫: * `source_document`: 文件名稱或簡要描述。若無,則生成如「會議記錄 YYYY-MM-DD」。 * `creation_date`: 文件的創建日期 (格式: YYYY-MM-DD)。 * `information_type`: 從以下列表中選擇最合適的資訊類型:`Strategic_Goal`, `Action_Item`, `Meeting_Decision`, `Key_Concept`, `Risk_Info`, `Responsible_Person`, `Market_Data`, `Competitor_Intel`, `Policy_Info`, `Client_Data`, `Hypothesis`, `Other`。 * `information_nature`: 從以下列表中選擇最能描述該資訊本質的標籤:`Objective_Fact`, `Stated_Goal`, `Decision_Made`, `Action_Assigned`, `Expressed_Opinion_or_Suggestion`, `Raw_Data_Point`。 * `attribution`: 識別並提取提出該觀點或被分配任務的「主要發言人」或「歸屬方」(例如 "Sarah", "David")。若無法確定或屬集體共識,則為 `null`。 * `mentioned_entities`: 識別內容中提及的關鍵實體,並分類存入一個物件中。若某類別無提及,則保留空陣列 `[]`。 * `people`: ["提及的人名"] * `organizations`: ["提及的組織或公司名"] * `projects`: ["提及的專案名"] * `status`: 根據語氣和上下文,為資訊標記一個「當前狀態」。必須從以下列表中選擇:`Proposed` (提議中), `Discussed` (討論中), `Decided` (已決定), `Assigned` (已指派), `Completed` (已完成), `Cancelled` (已取消), `For_Information` (資訊同步)。 * `keywords`: 提取3-5個最相關的核心關鍵詞,以陣列形式表示。 3. **語義化內容格式 (Format Content Semantically):** 將每個記憶塊的核心內容,使用 Markdown 語法(如標題`###`、粗體`**`、列表`-`)進行格式化,以保留其語意結構和重點。 4. **確保內容純淨 (Ensure Content Purity):** 在生成最終 JSON 輸出前,必須徹底清除 `content` 欄位中的所有引用標記(如 `` 等)。 # 5. 輸出格式 (Output Format) 請務必以一個完整的 JSON Array 格式輸出所有處理完成的記憶塊。陣列中的每一個 JSON Object 代表一個記憶塊,其結構如下方範例所示: ```json [ { "memory_id": null, "metadata": { "source_document": "專案啟動會議_2025-08-17", "creation_date": "2025-08-17", "information_type": "Action_Item", "information_nature": "Action_Assigned", "attribution": "David", "mentioned_entities": { "people": ["Leo"], "organizations": [], "projects": ["B2C推廣專案"] }, "status": "Assigned", "keywords": ["預算分析", "財務測算", "Leo"] }, "content": "### 行動項目:完成初步預算分析\n\n**已指派任務:** 由 **Leo** 負責完成「B2C推廣專案」的初步預算分析報告。" } ] ``` ---- # 會議記錄文字 [請在此處貼上您的會議記錄文字]
[請在此處貼上您的會議記錄文字,可以是「逐字稿」或「會議摘要」。 如果有特定重要,必須轉化的資訊、觀點、事項直接可以列明,例如︰「輸出必須包括 2020 年至 2025 年間每一項預算詳情,不可忽略。」]。然後,手動將輸出內容儲存為 .json 格式。
這個專業級 prompt 不僅僅是靠模糊的語意理解,而是透過 metadata 中的一個關鍵欄位 information_type 來強制 AI 將資訊進行分類。
讓我們來仔細看看 prompt 的設計:
  1. 直接對應「決策」與「行動項目」: 在 prompt 的 #4「處理指令」(Processing Instructions) 第 2 點 生成豐富元數據 (Generate Rich & Structured Metadata) 中,它明確要求 AI 為 information_type 欄位從一個固定的列表中選擇最合適的類型。這個列表中就直接包含了:
  • Meeting_Decision (會議決策)
  • Action_Item (行動項目) 當 AI 讀到會議紀錄中明確的決定或指派的任務時,這個規則會引導它必須將這些資訊標記為對應的類型。
  1. 靈活捕捉「關鍵觀點」「關鍵觀點」是一個比較廣泛的概念,這個 prompt 透過多個標籤來捕捉不同性質的觀點:
  • Key_Concept (關鍵概念):用於捕捉會議中提出的重要想法、定義或核心概念。
  • Expressed_Opinion_or_Suggestion (已表達的意見或建議):這是在 information_nature (資訊本質) 欄位中的一個選項,專門用來標記個人提出的觀點。
  • Hypothesis (假設):用於記錄探索性或未經證實的觀點。
  • Strategic_Goal (戰略目標):用於捕捉更高層次的、具有指導性的觀點。
總結來說:
這個專業級 prompt 的高明之處,就在於它不僅僅告訴 AI 去尋找「決策」和「行動項目」,而是給了 AI 一個必須遵守的分類框架** (schema),讓它在找到這些資訊後,能像貼標籤一樣,將它們歸入正確的類別。

工業級指令的 JSON 輸出範例:

說明: 與「基礎範本」相比,以下輸出在 metadata 裏加入了 schema_version、decision_owner/assigner/assignee、status/priority、source.locator(可定位頁碼/行數/時間碼)、confidence、related_to(跨塊關聯)、created_at 等欄位,方便可追溯、可過濾、可審計、可自動化(如串接任務系統與提醒)。 [ { "id": "kb_2025-08-20_decision_001", "content": "決策:『B2C推廣專案』第一階段集中資源於社群媒體。", "metadata": { "schema_version": "1.1", "information_type": "Meeting_Decision", "information_nature": "Decision_Made", "project": "B2C推廣專案", "topics": ["市場推廣", "社群媒體", "第一階段"], "decision_owner": {"name": "Sarah", "role": "專案經理"}, "effective_date": "2025-08-20", "source": { "type": "Meeting_Summary", "doc_id": "MKT-2025Q3-01", "locator": {"page": 1, "line_range": "12-22"} }, "confidence": 0.88, "tags": ["Marketing", "Decision"], "created_at": "2025-08-20T10:00:00Z" } }, { "id": "kb_2025-08-20_action_001", "content": "行動項目:完成『B2C推廣專案』社群媒體推廣的初步預算分析報告。", "metadata": { "schema_version": "1.1", "information_type": "Action_Item", "information_nature": "Action_Assigned", "project": "B2C推廣專案", "assignee": {"name": "Leo", "role": "行銷專員"}, "assigner": {"name": "David", "role": "部門總監"}, "due_date": "2025-08-27", "priority": "P2", "status": "Open", "dependencies": [], "related_to": ["kb_2025-08-20_decision_001"], "source": { "type": "Meeting_Summary", "doc_id": "MKT-2025Q3-01", "locator": {"page": 1, "line_range": "23-31"} }, "keywords": ["預算分析", "財務測算", "Leo"], "confidence": 0.86, "reminder_suggested": "2025-08-25", "created_at": "2025-08-20T10:00:00Z" } }, { "id": "kb_2025-08-20_metric_001", "content": "關鍵數據:社群廣告第一階段預算上限 20 萬港元(待 Leo 提交初步報告確認)。", "metadata": { "schema_version": "1.1", "information_type": "Market_Data", "information_nature": "Budget_Ceiling_TBD", "project": "B2C推廣專案", "unit": "HKD", "proposed_value": 200000, "owner": {"name": "David", "role": "部門總監"}, "status": "Pending_Validation", "related_to": ["kb_2025-08-20_action_001"], "source": { "type": "Transcript", "doc_id": "MKT-2025Q3-01", "locator": {"timestamp": "00:18:42-00:19:05"} }, "confidence": 0.72, "tags": ["Budget", "To-Validate"], "created_at": "2025-08-20T10:00:00Z" } } ]

完成資料轉換後,將輸出的 JSON 檔案上載至合適的 AI 平台,成為知識庫 (Knowledge),如下圖︰ Letta Cloud FILESYSTEM

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Letta

The platform for stateful agents. Build AI agents with long-term memory, advanced reasoning, and custom tools inside a visual environment using the Agent Development Environment, or with Python and Node.js SDKs.

  • Letta 的免費帳號,已包含每月 500 次 Standard models , 50 次 Premium models credits,9 GB of storage 。
  • Letta 的 Pro 帳號,US $20/m ,已包含每月 5,000 次 Standard models , 500 次 Premium models credits,86 GB of storage。

藍圖解析:為何此指令集能創造更高價值的知識?
這個看似複雜的指令集,實際上是一個精心設計的藍圖,它將 AI 預處理器的角色,從一個簡單的「數據清潔工」,提升為一個在資訊入口處進行深度分析的「情報分析師」。Prompt 內預設的 information_type 列表(Strategic_Goal, Meeting_Decision , Action_Item, Risk_Info , Market_Data 等)本身就是一個高度通用的知識框架,足以涵蓋絕大多數商業文檔中的核心資訊類型
  1. 超越關鍵詞:自動構建企業「知識圖譜」 傳統做法只提取「關鍵詞」,但這個指令集要求 AI 進行實體識別 (mentioned_entities),找出並分類所有被提及的人、組織和專案。這是在為 Letta 建立一個動態的「企業關係網」,讓它能自動發現如 DavidLeoB2C推廣專案 中扮演的角色與關聯。
  1. 從「事」到「人」:賦予知識「歸屬感」 attribution(歸屬人)欄位的加入,讓知識分析增加了至關重要的「人」的維度。您將可以問 Letta:「過去半年,David 提出了哪些重要建議?」或「列出所有指派給 Leo 的待辦事項。」這使得複盤、績效評估和責任追蹤變得輕而易舉。
  1. 捕捉動態:讓死的記錄變成「活」的流程 商業活動是一個動態的過程:一個想法被提出,經過討論,最終被決定,然後被指派給某人去執行。status(資訊狀態)欄位正是為了捕捉這種工作流而設計,為後續的任務自動追蹤和流程優化創造了可能。
  1. 保留語義:格式本身也成為一種資訊 指令中特別強調了使用 Markdown 來格式化 content。一段加粗的文字、一個點列式的清單,本身就攜帶著「強調」和「並列關係」的語義資訊,能讓 AI 未來提供更精準、更人性化的總結。
此外,以上的 工業級指令集 ,還可以應用於以下不同場景:
  1. 客戶回饋與市場研究分析 :
  • 原始資料: 用戶訪談逐字稿、App Store / Google Play 的用戶評論、客服工單記錄、開放式問卷回覆。
  • AI 轉換目標:
  • 提取用戶痛點 (Pain_Point)、功能請求 (Feature_Request)、正面/負面情緒 (User_Sentiment)、Bug 回報 (Bug_Report)。
  • 應用價值:
  • 產品經理可以提出這樣的問題:「列出過去三個月,所有付費用戶提出的,關於『儀表板』的功能請求。」或「找出所有來自歐洲用戶的評論中,提及『速度慢』的負面情緒回饋。」AI 能快速從數千條回饋中,聚合出有價值的洞察。
2. 法律合約與法規文件管理 :
  • 原始資料: 商業合約、保密協議 (NDA)、服務條款、內部合規政策、最新的法規更新文件。
  • AI 轉換目標:
  • 提取關鍵條款 (Legal_Clause)、合約義務 (Contractual_Obligation)、重要日期 (Key_Deadline)、責任方 (Responsible_Party)、潛在風險 (Risk_Info)。
  • 應用價值:
  • 法務團隊不再需要人工審閱數百頁的文件,可以直接查詢:「找出所有將在 90 天內到期的合約。」或「列出所有與歐盟 GDPR 相關的數據隱私條款。」
3. 學術研究與文獻管理 :
  • 原始資料: 學術論文、研究報告、期刊文章、實驗記錄。
  • AI 轉換目標:
  • 提取研究假設 (Hypothesis)、研究方法 (Methodology)、核心發現 (Key_Finding)、關鍵數據點 (Data_Point)、引用的文獻 (Cited_Work)。
  • 應用價值:
  • 研究人員可以建立自己的專業知識庫,並提問:「過去五年,所有使用『CRISPR-Cas9』技術的研究中,有哪些提到了『脫靶效應』?」或「總結我讀過的文獻中,關於『機器學習』在醫療影像分析上的所有核心發現。」
4. 專案管理與內部報告:
  • 原始資料: 每週專案進度報告、專案復盤會議記錄 (Post-mortem)、市場分析報告、競爭對手情報。
  • AI 轉換目標:
  • 提取專案里程碑 (Project_Milestone)、已識別風險 (Identified_Risk)、關鍵績效指標 (KPI_Data)、競爭對手動態 (Competitor_Intel)、策略建議 (Strategic_Recommendation)。
  • 應用價值:
  • 管理層可以快速了解狀況:「『B2C專案』的復盤報告中,指出了哪些主要風險?」或「整合本季度的所有市場報告,列出競爭對手在電商領域的主要活動。」
總結來說,這個 prompt 的強大之處在於它的框架。您可以把它想像成一個萬用的「知識處理藍圖」,只要根據不同場景的需求,去客製化您想提取的「資訊類型」,它就能夠將任何領域的非結構化文字,轉化為您企業 AI 大腦中最寶貴的、可隨時調用的智慧資產。
馬上開始:打造您企業 AI 大腦的三個實用技巧
  1. 從小處著手,選定高價值場景 不要試圖一次性將公司過去十年的文檔全部導入。選擇一個對您團隊最痛的點開始,例如「近期重要專案的每週進度會議」。先將這個小範圍的知識整理好,讓團隊感受到價值,再逐步擴大範圍。
  1. 擁抱「人機協作」的整理模式 雖然 AI 預處理器(如本文作者)能自動完成大部分的結構化工作,但最佳實踐是引入「人在環路中」(Human-in-the-loop) 的審核。由最了解業務的人類專家,快速審核 AI 提煉出的「記憶塊」,確保其準確無誤。這結合了 AI 的效率與人類的專業,能打造出最可靠的記憶庫。
  1. 持續餵養,讓記憶「活」起來 建立 AI 記憶庫不是一次性的專案,而是一個持續的過程。將會議記錄的「結構化」納入標準工作流程中,確保新的知識能不斷地、即時地匯入 AI 大腦,讓它的智慧與您的業務同步成長。
結論:今天就開始為您的 AI 建立一個真正的「大腦」
為 AI 建立長期記憶,是一項將在未來十年定義企業競爭力的重要工作。雖然直接上傳會議摘要看似是最簡單快捷的路徑,但它只是一個權宜之計,無法發揮 AI 的全部潛力。
一個可靠、可持續的最佳實踐,是投資於一個能將非結構化資訊結構化的流程。通過一個 AI 預處理器,將每一份會議記錄轉換為標準化的「記憶塊」,再存入如 Letta (MemGPT) 這樣的先進記憶體系統中。
這就像是為您公司的集體智慧,建立一個清晰、有序、可無限擴展的「大腦皮層」。從今天起,讓每一次會議的價值,都能被真正地沉澱、傳承和激活

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Adam Chan

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